Přední výrobce automobilové světelné techniky Koito Czech se sídlem v Žatci, patří mezi klíčové zaměstnavatele regionu. S týmem čítajícím zhruba 1 300 pracovníků čelilo personální oddělení velké výzvě: vysoké administrativní zátěži spojené s ručním vyplácením záloh na mzdu. Od března 2022 nahradil zastaralý proces moderní benefit Výplata kdykoliv od Advanta.
Po čtyřech letech provozu je zřejmé, že nešlo jen o digitalizaci jednoho interního procesu, ale o změnu, která ulevila mzdové účtárně, zvýšila komfort zaměstnanců a přispěla k modernějšímu pojetí zaměstnaneckých benefitů.
Od manuální práce k digitální svobodě
Před zavedením Advanta vypadala agenda záloh v Koito Czech podobně jako v mnoha výrobních firmách: zaměstnanec musel o zálohu osobně požádat, mzdová účtárna žádost ručně zpracovala, vystavila potvrzení a zaměstnance následně odkázala na pokladnu, kde mu byla záloha vyplacena v hotovosti.
Při takovém počtu zaměstnanců se jednalo o administrativně náročný, časově neefektivní a z pohledu HR dlouhodobě neudržitelný proces, jak popisuje Hana Vejvodová, Deputy Manager společnosti Koito Czech s.r.o., „Perné bylo každé pondělí, kdy musel někdo ze mzdovky dorazit už na 6. hodinu, aby mohl vyplácet zálohu podle nastavených pravidel. Nikdy jsme netušili, jestli máme mít v příručním trezoru 20 nebo 60 tisíc.“
Původní proces s sebou nesl několik zásadních problémů:
- Administrativní chaos: Ruční vypisování žádostí, schvalování a neustálé přerušování práce mzdového týmu.
- Hotovostní operace: Vyplácení peněz v hotovosti zvyšovalo bezpečnostní rizika a nároky na manipulaci s pokladnou.
- Lidský faktor: Při manuálním zadávání záloh do účetnictví vznikalo vysoké riziko chyb, které se následně složitě opravovaly v měsíčních závěrkách.
- Ztráta důstojnosti: Fronty v kancelářích HR často nepůsobily dobře ani na samotné zaměstnance, kteří o peníze museli žádat.
Výplata kdykoliv jako digitální peněženka
Řešením se stal benefit Výplata kdykoliv od Advanta. Zaměstnanci díky němu získali možnost vybírat si část již odpracované mzdy jednoduše prostřednictvím mobilní aplikace. V reálném čase vidí, kolik peněz mají aktuálně k dispozici, a výběr mohou provést bez návštěvy HR, mzdové účtárny nebo pokladny.
V Koito Czech bylo nastavení služby navrženo tak, aby zaměstnancům poskytovalo flexibilitu, ale zároveň zachovalo bezpečný rámec pro hospodaření s výplatou.
- Za každou odpracovanou hodinu se zaměstnanci do aplikace připíše 75 Kč.
- Maximální měsíční limit pro výběry je stanoven na 10 000 Kč, což zajišťuje bezpečnou rezervu, ale zároveň chrání hlavní výplatu.
- Minimální částka výběru je 500 Kč.
Toto nastavení umožňuje zaměstnancům řešit běžné i nenadálé výdaje ještě před standardním výplatním termínem, aniž by firma musela nadále provozovat manuální systém hotovostních záloh. „Pro zaměstnance je určitě největším přínosem vaše logo ‚Kdykoliv a kdekoliv‘,“ popisuje Vejvodová.
Klíčem k úspěchu je automatizace
Aby mohl systém automatických záloh fungovat ve výrobní firmě této velikosti, bylo nutné zajistit spolehlivé propojení s interními systémy. Koito Czech využívá mzdový a docházkový systém RON Software. Díky integraci Advanta se systémy RON probíhá výměna dat o odpracovaných hodinách a realizovaných výběrech zcela bez nutnosti ručního zásahu.
To je z pohledu mzdové účtárny zásadní. „To, že je importní soubor ve formátu, který jde načíst do databáze, je největší úleva – žádné ruční pořizování záznamů, minimalizace chyb ve mzdách,“ vysvětluje Vejvodová.
Hladký přechod s bleskovou adopcí
Vedle interní komunikace o novém systému záloh navštívil tým Advanta v dubnu 2022 závod v Žatci osobně, aby zaměstnancům pomohl s registracemi a zodpověděl jejich dotazy.
Tento krok podpořil důvěru zaměstnanců v nový benefit a pomohl odstranit bariéry, které často provázejí zavádění digitálních nástrojů ve výrobním prostředí. Aby byl start co nejhladší, byla aplikace lokalizována také do ukrajinštiny pro početnou skupinu zahraničních pracovníků.
Výplata jako součást širší podpory
Koito Czech je známé svou silnou sociální politikou. Dlouhodobě zde funguje například Help linka, prostřednictvím které mohou zaměstnanci anonymně řešit dluhy, právní problémy nebo stres. Advanto do této mozaiky zaměstnanecké péče ideálně zapadá. Působí totiž preventivně – lidé mají přístup ke svým penězům dříve, než by byli nuceni vzít si nevýhodnou mikropůjčku.
Součástí aplikace je navíc Akademie Advanto, kde zaměstnanci najdou vzdělávací kvízy a články o osobních a rodinných financích. Firma jim tak neposkytuje pouze rychlejší přístup k penězům, ale také nástroj, který může podporovat finanční gramotnost.
„V Koito nejde jen o stroje a výrobu, ale o lidi. Existence Help linky dokazuje, že firma bere sociální stabilitu svých zaměstnanců vážně. Výplata kdykoliv do této mozaiky zapadá jako preventivní nástroj, který lidem pomáhá řešit finanční potřeby dříve, než se stanou kritickými,“ doplňuje pohled na firemní kulturu Martin Fortelný, CEO Advanta.
Data po 4 letech provozu
Za čtyři roky provozu se Advanto stalo pevnou součástí života v Koitu. Statistiky mluví jasně o tom, že pokud lidé dostanou nástroj pro finanční svobodu, naučí se ho využívat zodpovědně.
Do aplikace se zaregistrovala zhruba třetina zaměstnanců. Alespoň jeden výběr provedlo 371 unikátních uživatelů, tedy téměř 90 % registrovaných. Od spuštění benefitu bylo pracovníky Koita ke květnu 2026 provedeno přes 27 000 výběrů. To představuje více než 27 tisíc žádostí, které se díky digitalizaci nikdy nemusely ručně zpracovávat. Čas, který Advanto ušetřilo mzdové účtárně je téměř nevyčíslitelný.
Peníze, které si zaměstnanci skrze Advanto vybrali, se staly důležitým nástrojem pro stabilizaci jejich domácích rozpočtů a prevenci zbytečného stresu.
- Téměř třetina všech realizovaných výběrů sloužila k pokrytí nákladů na bydlení a energie.
- Třetina výběrů pomohla zaměstnancům uhradit běžné výdaje jako je nákup potravin nebo náklady na dopravu.
- Zbytek výběrů posloužil k okamžité úhradě nenadálých výdajů a zasloužený odpočinek v rámci volného času.
Z pohledu zaměstnanců se Výplata kdykoliv v Koito Czech etablovalo jako velmi oceňovaný benefit. Ti, kteří službu využívají, ji podle HR a interních průzkumů aplikace Advanto vnímají pozitivně a oceňují především jednoduchost, dostupnost a možnost vyřešit finanční potřebu bez zbytečné administrativy. Paní Vejvodová shrnuje nejčastější zpětnou vazbu zaměstnanců slovy: „Nejlepší benefit, co nám firma poskytla.“
Advanto nekomplikuje interní procesy, nezatěžuje mzdový tým a nevyžaduje další ruční agendu. Naopak odstranilo provozní problém, který firmu zatěžoval, a zaměstnancům přineslo větší svobodu v nakládání s vlastními vydělanými penězi.
